Controlar demandas e clientes em uma agência de propaganda de pequeno porte é um processo que deve ser bem estruturado, uma vez que normalmente nestas agências temos uma equipe mais enxuta e multidisciplinar.
Então o uso de um software como o SiGA SW não é apenas uma questão de ter uma ferramenta a mais, é algo que pode garantir o bom fluxo de informações e de histórico para o futuro da agência e do relacionamento com os anunciantes.
Pauta: o de controle de jobs e tarefas
A Pauta se destaca como a ferramenta ideal para essa gestão, permitindo que cada membro da equipe saiba exatamente o que precisa ser feito, por quem e para quando. Ela é o ponto de partida para um fluxo de trabalho otimizado.
Imagine um job de criação de um folder para um cliente. Nele, você pode criar as tarefas para a execução, como “criação de conceito”, “redação de texto”, “design de layouts” e “aprovação interna”. Ao atribuir cada uma dessas tarefas ao profissional responsável, a equipe ganha transparência e agilidade, tornando o processo mais colaborativo e eficiente para uma equipe reduzida, pois no menu Pauta você terá todo o controle deste e de outros trabalhos.
Campanhas: agrupando documentos de forma inteligente
Para manter a organização, o menu Atendimento permite o uso de Campanhas como projetos. Elas funcionam como grandes pastas, onde você pode agrupar jobs, orçamentos e outros documentos relacionados a um projeto específico do cliente.
Por exemplo, se o seu cliente vai lançar um projeto de Dia das Mães, você pode criar uma campanha com este nome. Dentro dela, você agrupa todos os jobs criados para essa ação, como os posts para redes sociais, o e-mail marketing e o material impresso. Essa organização facilita a busca por informações e dá uma visão completa do projeto com poucos cliques.
Acesso de Cliente: transparência em tempo real
Uma comunicação clara e transparente é essencial para a relação com o cliente. O Acesso de Cliente é a funcionalidade que permite compartilhar jobs e orçamentos para que o seu cliente possa acompanhar o andamento dos projetos em tempo real.
O cliente tem a autonomia de visualizar a situação de cada tarefa e o que continua pendente daquilo que for compartilhado com ele. Isso não só aumenta a confiança, como também otimiza o fluxo de aprovações. Em vez de trocar inúmeros e-mails e telefonemas, o cliente pode acessar a plataforma, ver as artes, comentar sobre orçamento e dar o seu feedback de forma rápida e centralizada, otimizando o tempo de quem trabalha com atendimento.
Portanto, usar um sistema como o SiGA SW traz mais agilidade para os colaboradores de uma agência pequena. Controlar demandas e clientes fica mais fácil, pois cada um pode executar suas tarefas de maneira mais precisa e autônoma e dar acesso ao cliente torna mais rápido o processo de acompanhamento dos jobs e orçamentos.
Perguntas frequentes
Por meio do menu Pauta, que organiza tarefas, atribui responsáveis e define prazos, garantindo transparência e agilidade para equipes enxutas.
Para agrupar jobs, orçamentos e documentos de um projeto específico de cliente em um único local, facilitando a gestão e a busca por informações.
Sim. Através da funcionalidade Acesso de Cliente, o contratante pode visualizar a situação das tarefas pendentes de forma autônoma.
O cliente acessa o sistema centralizado para visualizar as artes, comentar sobre orçamentos e enviar feedbacks, eliminando o excesso de e-mails e telefonemas.
Aumento da produtividade, melhoria na comunicação interna e externa, centralização do histórico e maior agilidade no fluxo de trabalho e aprovações.