Como implementar um sistema novo com sucesso na sua empresa.
Implementar um sistema novo de gestão em uma empresa pode ser uma tarefa complexa e desafiadora. É importante contar com um planejamento cuidadoso e com a participação de todos os envolvidos para garantir o sucesso do projeto.
A seguir, listamos algumas dicas que podem ajudar a facilitar a transição para um novo software de gestão como o nosso:
- Definição dos objetivos
O primeiro passo é definir os objetivos da implementação. O que a empresa espera alcançar com o novo sistema? Quais são os benefícios que se deseja obter?
Responder a essas perguntas ajudará a direcionar o projeto e a definir as estratégias necessárias para o sucesso.
- Escolha do software
Existem diversos sistemas disponíveis no mercado, cada um com suas próprias características e funcionalidades. É importante escolher o software que melhor atenda às necessidades da empresa. Para isso, é preciso considerar fatores como o tamanho da empresa, o setor de atuação, os processos internos e os recursos disponíveis.
O SiGA é um software que já está no mercado desde 2005, atendendo a agências de publicidade de diversos portes, sendo o 1º totalmente na nuvem no mercado publicitário.
- Planejamento da implementação
O planejamento da implementação é fundamental para garantir o sucesso do projeto. É importante definir as etapas do processo, os responsáveis e os prazos.
Também é importante considerar o impacto da implementação no dia a dia da empresa. É preciso prever possíveis interrupções e adotar medidas para minimizar os impactos negativos.
- Comunicação
A comunicação é essencial para o sucesso da implementação. É importante informar todos os envolvidos sobre o projeto, desde o início. Deve ser clara e objetiva, e esclarecer dúvidas e expectativas. Também é importante promover treinamentos para os usuários do sistema. No SiGA, todos os usuários podem antes mesmo de começar a usar o software, ver as videoaulas de cada área para se familiarizarem.
- Testes
Antes de colocar o sistema em produção, é importante realizar testes para garantir que ele funcione corretamente. Os testes devem ser realizados com dados reais, para ser possível identificar e corrigir possíveis problemas. Então em uma agência, crie jobs, faça uma campanha, emita uma autorização de mídia e veja como fica o processo dentro da empresa.
- Suporte
O suporte do fornecedor do software é essencial para garantir o sucesso da implementação e ele deve oferecer suporte técnico para resolver problemas e dúvidas. Em nossos produtos, todos os usuários podem entrar em contato por um chat dentro do sistema durante o horário de atendimento e ter suas dúvidas sanadas.
Exemplos de boas práticas
A seguir, listamos alguns exemplos de boas práticas que podem ajudar a facilitar a transição para o novo software:
- Incentivar a participação dos usuários
Os usuários são os principais responsáveis pelo sucesso da implementação. Por isso, é importante incentivar sua participação no projeto. Os usuários podem contribuir com sugestões e feedbacks, que podem ajudar a melhorar o sistema e a facilitar a adaptação.
- Adotar uma abordagem gradual
A implementação de um novo sistema pode ser um processo complexo e desafiador. Por isso, é importante adotar uma abordagem gradual. Comece implementando o sistema em um pequeno grupo de usuários ou departamento e, gradualmente, expanda para toda a empresa.
- Oferecer treinamento adequado
O treinamento é essencial para que os usuários aprendam a usar o novo sistema. Ele deve ser claro, objetivo e adaptado às necessidades dos usuários. No caso do SiGA, além das videoaulas disponibilizadas, nós temos à disposição do assinante uma sessão única de tira-dúvidas de 1h, totalmente gratuita para tirar as dúvidas e adequar processos.
A implementação de um novo sistema pode ser uma oportunidade de melhorar a eficiência e a produtividade da empresa. Com um planejamento cuidadoso e a participação de todos os envolvidos, é possível garantir o sucesso do projeto e colher os benefícios esperados.